OA考勤系統是指辦公自動化系統,是利用計算機網絡技術幫助企業實現便捷、高效、自動化的協同辦公效率。
對于傳統辦公方式而言,其耗費的人力、物力,以及花費大量時間處理一些瑣碎的、重復的工作,導致效率低下,從而無法更好的投身于工作中去。而OA系統自動化則成為了社會發展的主要趨勢。
那么,OA考勤系統具體都有哪些功能,才會受到各個企業的青睞呢?
1.建立內部通訊平臺
例如通知,公告,工作報告,工作日記,工作計劃,即時通訊等內部通訊功能。這些能夠幫助企業員工之間快速的溝通和交流,從而能在第一時間達到協同辦公的目的。
2.輔助辦公
像個人辦公,會議管理,辦公用品管理,特殊管理,車輛管理等都是與人們日常事務性的辦公工作相結合的各式各樣的輔助辦公。OA考勤系統就實現了這些輔助辦公的自動化。
3.實現工作流轉和事務處理的自動化
單位傳統的紙質文件辦公模式已成為了過去,企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、會議通知、報表傳遞等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化的流轉方式,實現無紙化辦公。
從此再也不用拿著各種文件、申請、單據在各個部門之間跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速且廉價的網絡傳遞手段,發揮出信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少其中出現的復雜環節,從而提高辦公效率。
4.建立信息發布平臺
在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如類似于電子公告、電子論壇、電子刊物,內部的規章制度、公告事項、技術交流等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播,是員工能夠了解企業的發展動態。
5.實現文檔管理的自動化
能夠使各類文檔、文件、知識、信息等,能夠按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找方式。
文檔管理自動化使各種文檔實現電子化,通過云盤、電子文件柜的形式來實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。
OA考勤系統實現分布式移動辦公
在實現文檔管理自動化之后,例如企業來了一個新員工,只需要管理員給他注冊一個身份文件,再交給他一個初始密碼,他自己就能夠進入系統,藍島這個單位積累下來的東西,如規則制度、技術文件、以及其他的知識、信息等等。
這些寶貴的文檔、文件只要符合他的身份權限,就可以進行閱讀操作,且自然而然的就能看懂,這樣就能減少很多培訓的中間環節。
6.實現分布式辦公
變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域。例如可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接,從而進行隨時隨地的移動辦公,這樣就能在最大程度上方便了出差在外的辦公和信息的交流。
OA考勤系統固然好用,也的確成為了當今企業最喜歡的信息化管理工具之一。也是需要定期維護的,才能保證其使用的長久,且能與企業共同進退。
維護OA考勤系統,處理基本的計算機和網絡知識外,還要對相應的OA考勤系統比較熟悉。如果不是自己企業開發的系統,就需要與廠商的運維人員學習了,同時要跟蹤運維人員的指示來操作。
當然,每一家的OA考勤系統的側重點和特色功能都是不一樣的,選擇起來都需根據自己的需求來選。